Expert Communication Systems - Smart Media Creator

Zielsetzung

Das Produktspektrum der Güntner AG & Co. KG ist weitgefächert. Dennoch besitzen die Betriebsanleitungen eine klar definierte Struktur. Außerdem enthalten Datenblätter komplexe Produktinformationen, die in den Marketing-Unterlagen verwendet werden und deren manuelle Erstellung und Pflege einen erheblichen Zeitaufwand bedeutet.

Für den Einsatz eines Redaktionssystems wurden folgende Ziele gesteckt:

• Modulare Verwaltung der Varianten von Bedienungsanleitungen
• Vereinfachung und Optimierung des Übersetzungs-Prozesses
• Integration von Firmendatenbanken für die Erstellung von technischen Datenblättern
• Halbautomatisierte Erstellung von Marketing-Unterlagen (Kundenzeitschrift "heatXchange") und Datenblättern mit Adobe InDesign©
• Pflege der Inhalte von verschiedenen Unternehmensstandorten

Realisierung

Bei der Expert Communication - Agentur für technische Kommunikation - werden die Bedienungsanleitungen im Auftrag des Kunden gepflegt. Der generelle Handbuchaufbau ist deswegen gut bekannt, und die Anforderungen an Modularisierung und Charakterisierung der Dokumentinhalte wurden vom Dienstleister direkt umgesetzt.

Für die Erstellung der Produktdatenblätter wird das Smart Media InDesign Plugin eingesetzt.

System-Integration

Im Smart Media Creator wurde eine Schnittstelle zu der firmeninternen Oracle-Datenbank hergestellt, mit der interaktiv Produktdaten in das Redaktionssystem übernommen werden.

Ergebnis

Es wurden folgende Optimierungen durch den Einsatz des Smart Media Creators erreicht:

Betriebsanleitungen

• Beschleunigung der Handbuch-Produktion sowie Qualitätssicherung durch Wiederverwendung
• Kosteneinsparung bei der Übersetzung der Betriebsanleitungen durch Export lediglich der modifizierten Handbuchinhalte - Verwendung von Übersetzungsspeichern
• Qualtitätsicherung durch kontrollierte Einhaltung der ANSI-Norm Z535-6

Marketing-Unterlagen

• Beschleunigung des Erstellungsprozesses durch einfaches Platzieren von komplexen Inhalten durch Drag&Drop in Adobe InDesign mit dem Smart Media InDesign Plugin
• Einfaches Zusammenstellen von Tabelleninhalten im Smart Media Creator

Verwendung durch weltweite Unternehmens-Standorte

• Mitarbeiter in Deutschland, USA und Singapur arbeiten an einem zentralen Datenpool.